Privacybeleid

Via deze privacyverklaring wenst MarshBerry (hierna: “MB” of “wij/onze” ) de persoon te informeren over wie zij persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en opslaat (verwerkt). Deze personen zijn onder andere mensen die solliciteren naar een baan bij MB, zakelijke contacten, verkopers, personen werkzaam bij potentiële doelvennootschappen, onze cliënten en hun vertegenwoordigers, werknemers en/of aandeelhouders, al naar gelang van toepassing. MB kwalificeert als een verantwoordelijke voor de verwerking voor dergelijke verwerkingsactiviteiten. In deze verklaring gebruiken we het woord “u” om te verwijzen naar iedereen die binnen het bereik van deze verklaring valt.

PERSOONLIJKE GEGEVENS – HOE WE ZE VERZAMELEN

Persoonlijke gegevens zijn alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals jij. We gebruiken persoonlijke gegevens op dagelijkse basis om ons bedrijf te runnen, onze diensten te verlenen, een contract af te sluiten en onze belangen te beschermen.

Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer u deze aan ons verstrekt of wanneer wij deze van u verzamelen, bijvoorbeeld in het kader van uw contacten met ons, omdat u gebruik maakt van bepaalde diensten of omdat uw gegevens zijn opgenomen in onze facturen, contracten, bedrijfsdocumentatie, bestanden of systemen, die van onze klanten of leveranciers. We kunnen deze informatie ook ontvangen van talentbureaus of wervingsbureaus in het kader van werving en selectie.

Afhankelijk van de verwerkingsactiviteit kan de informatie die we met betrekking tot jou verwerken bestaan uit:

1. Met betrekking tot sollicitanten: cv, motivatiebrief, antecedentenonderzoek, referenties, openbaar internetprofiel
2. Voor- en achternaam;
3. Functiebenaming, functie binnen een bedrijf of groep bedrijven en alle informatie over u in openbare registers;
4. Telefoonnummer;
5. E-mailadres;
6. Nationaliteit;
7. Adres;
8. Uw communicatievoorkeuren;
9. Gegevens over uw apparatuur, zoals een IP-adres;
10. Informatie over je werkgever, dienstverband of klant.
11. Andere informatie die relevant is voor de specifieke dienst waarvoor u ons inschakelt of voor het doel van uw contact met ons.

Het is verplicht om bepaalde persoonlijke gegevens te verstrekken zodat wij u, indien van toepassing, onze diensten kunnen leveren. Als u de persoonsgegevens die van tijd tot tijd als verplicht zijn gemarkeerd, niet verstrekt, kunnen wij u mogelijk niet van onze diensten voorzien, bijvoorbeeld als u weigert informatie te verstrekken die wij nodig hebben voor verplichte controles.

PERSOONLIJKE GEGEVENS – WIE HEEFT ER TOEGANG TOE

De toegang tot uw persoonlijke gegevens is beperkt. Het is het beleid van MB dat personen binnen de organisatie alleen toegang hebben tot persoonlijke gegevens op een “need-to-know” basis.

In sommige gevallen delen we persoonlijke gegevens met derden. MB kan uw persoonlijke gegevens delen met:

1. Interne afdelingen die betrokken zijn bij het afhandelen van een transactie waarbij u – direct of indirect – partij bent, zoals Finance, Sales, Marketing, Operations;
2. Klanten, leveranciers of dienstverleners van MB, die optreden als gegevensverwerker of gegevensbeheerder, zoals hostingproviders, IT dienstverleners (ter ondersteuning van onze website of het genereren van content) en externe adviseurs, accountants en advocaten;
3. Toezichthoudende autoriteiten en andere overheidsinstanties, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
4. Derden die betrokken zijn bij een transactie (zoals fusies of overnames) op grond waarvan (een deel van) ons bedrijf wordt verkocht of overgedragen.

We zullen uw persoonlijke gegevens alleen aan de hierboven genoemde derden doorgeven voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden genoemd, en alleen voor zover dit is toegestaan onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, of als u hiermee hebt ingestemd.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens doorgeven, zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming, tenzij zij optreden als onze gegevensverwerker. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens door derden als zij optreden als een onafhankelijke gegevensbeheerder.

INTERNATIONALE OVERDRACHTEN OF PERSOONLIJKE GEGEVENS

In verband met onze activiteiten en voor administratieve, management- en juridische doeleinden kunnen wij, wanneer wij gegevens verwerken in overeenstemming met deze verklaring, uw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger buiten de EER (inclusief de Verenigde Staten), bijvoorbeeld in het geval van documentarchivering. Als we persoonlijke gegevens buiten de EER overdragen, bijvoorbeeld aan onze moedermaatschappij Marsh, Berry and Company, Inc., zullen we passende beveiligingsmaatregelen treffen in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens adequaat worden beschermd, ongeacht het land waarnaar ze worden overgedragen. Deze waarborgen kunnen het verkrijgen van contractuele garanties omvatten van elke derde partij die toegang krijgt tot uw persoonlijke gegevens, dat uw persoonlijke gegevens worden beschermd door normen die gelijkwaardig zijn aan de normen die uw persoonlijke gegevens beschermen wanneer deze zich in de EER bevinden.

Als u meer wilt weten over de waarborgen die zijn geïmplementeerd om persoonsgegevens te beschermen wanneer deze worden doorgegeven buiten de EER, kunt u contact opnemen met Olaf Werkhorst via e-mail: olaf.werkhorst@marshberry.com.

RECHTSGROND VOOR VERWERKING

Volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming mogen we persoonlijke gegevens alleen verwerken als we ons kunnen beroepen op een of meer van de wettelijke gronden voor verwerking. De rechtsgronden waarop we ons waarschijnlijk zullen baseren voor het verwerken van persoonlijke gegevens met betrekking tot jou zijn:

• Toestemming – In sommige situaties kunnen we vertrouwen op uw toestemming.
• Contract – De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met u/uw bedrijf of om op uw verzoek stappen te ondernemen om een contract af te sluiten. Dit omvat het uitvoeren van onze contractuele verplichtingen en het uitoefenen van onze contractuele rechten.
• Wettelijke verplichting – De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals verplichte screening en controle in het kader van anti-corruptiewet- en regelgeving, en om ervoor te zorgen dat we onze andere wettelijke en regelgevende verplichtingen nakomen. Bijvoorbeeld om te voldoen aan onze verplichtingen op het gebied van sociale verzekeringen en belastingen.
• Openbaar belang – De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.
• Gerechtvaardigde belangen – De verwerking is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde partij. Wij als serviceprovider of een derde partij hebben legitieme belangen bij het uitvoeren, beheren en administreren van onze respectieve bedrijven op effectieve en correcte wijze en in verband met deze belangen verwerken wij uw gegevens. Deze belangen omvatten ook IT-beveiliging, het monitoren van transacties en marketing. Uw gegevens worden niet op deze basis verwerkt als onze belangen of die van een derde partij zwaarder wegen dan uw eigen belangen, rechten en vrijheden. U kunt ons vragen uit te leggen hoe we deze beoordeling maken door contact met ons op te nemen.
• Vitale belangen – Wanneer verwerking nodig is om uw vitale belangen (of de belangen van iemand anders) te beschermen en u niet in staat bent om uw toestemming te geven. Dit zal waarschijnlijk alleen van toepassing zijn in zeer uitzonderlijke omstandigheden, zoals in een medisch noodgeval.

DOELEINDEN EN RECHTSGRONDEN VOOR DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

MB verwerkt uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden, zoals hieronder beschreven. Zoals hierboven uitgelegd, kan de verwerking in deze context overdracht aan derden en/of buiten de EER omvatten. We hebben geprobeerd dit zo uitgebreid mogelijk te maken, maar het is niet mogelijk om alle verwerkte informatie te identificeren en dit is geen definitieve lijst. Van tijd tot tijd kan het bedrijf specifieke kennisgevingen publiceren met details over bepaalde processen of programma’s die door ons worden toegepast.

We houden ons niet bezig met geautomatiseerde besluitvorming zonder menselijke tussenkomst die gevolgen heeft voor de betrokkenen.

UW RECHTEN

U, als betrokkene, hebt de volgende rechten:

1. Recht op toegang, dit betekent dat u een verzoek kunt indienen om toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens die op u betrekking hebben;
2. Het recht op rectificatie of correctie van uw persoonlijke gegevens;
3. Het recht om uw persoonlijke gegevens te wissen;
4. Het recht op beperking van de verwerking;
5. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid, dit betekent dat je het recht hebt om je persoonlijke gegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, en dat je het recht hebt om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke;
6. Het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde soorten verwerking;
7. Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
8. Het recht om uw toestemming in te trekken.

De bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht om een klacht in te dienen) kunnen worden uitgeoefend door een verzoek bij ons in te dienen via de contactgegevens in deze verklaring, en alleen voor zover u dergelijke rechten geniet onder de toepasselijke wetgeving.

BEWAARTERMIJN

We zullen uw persoonlijke gegevens niet langer bewaren dan nodig is om de doelen te bereiken die in deze privacyverklaring worden genoemd, tenzij we daartoe verplicht worden door wet- of regelgeving. Houd er rekening mee dat we wettelijk verplicht zijn om de meeste persoonlijke gegevens die we over u hebben (direct of indirect) te bewaren voor een periode van 7 jaar nadat de informatie zijn relevantie heeft verloren, voor belasting- en ondernemingsrechtelijke doeleinden. In aanvulling op het bovenstaande bewaren we persoonsgegevens die voor wervingsdoeleinden zijn verzameld over het algemeen gedurende een periode van 4 weken na afloop van het betreffende proces, of – als u daarvoor toestemming hebt gegeven – gedurende een periode van 1 jaar.

WIJZIGINGEN IN DEZE PRIVACYVERKLARING

We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of bij te werken. U wordt op de hoogte gesteld van eventuele wijzigingen, indien wij hiertoe verplicht zijn.

CONTACT

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze privacyverklaring en/of de verwerking van persoonsgegevens, kun je contact opnemen met Olaf Werkhorst via e-mail: olaf.werkhorst@marshberry.com.